Qué es un «estado» y por qué hace correr los términos
Es el documento más importante del proceso y el que menos se mira. No se consulta por sociedad sino por dependencia y por fecha, y desde el día en que aparece empiezan a correr los términos.
Qué es exactamente
Un estado es un documento que una dependencia de la Superintendencia de Sociedades publica una vez al día con la lista de autos que notifica ese día. Cada línea es un auto: su número, el proceso al que pertenece y la sociedad a la que se refiere.
No se busca por sociedad. Se busca por dependencia y fecha
Es la diferencia que descoloca a todo el mundo la primera vez. El expediente de una sociedad se consulta por su NIT; el estado, no. El estado es de la dependencia: un documento diario por cada una, con todos los autos que notifica ese día, de todos los procesos que lleva.
La consecuencia práctica es incómoda. Para saber si a una de sus sociedades la notificaron hoy, no basta con abrir su expediente: hay que abrir el estado de cada dependencia que pueda estar llevando ese proceso y buscar la razón social dentro de un PDF.
Y son varias dependencias. Entre los grupos de reorganización, de liquidación, de apoyo judicial y los territoriales, la lista supera las cuarenta. Un proceso puede estar en cualquiera de ellas y puede cambiar de una a otra a lo largo de su vida.
El estado es un PDF, y eso importa
El estado se publica como PDF con una tabla dentro. Tres cosas de esa tabla explican por qué revisarla a mano se rompe en cuanto hay más de un puñado de sociedades:
- El encabezado se repite en cada página. Un estado de veinte páginas trae veinte veces la misma fila de títulos, así que buscar con
Ctrl+Fdevuelve ruido. - El número de auto viene partido. El prefijo del año en una celda y el consecutivo en otra, así que buscar el número completo tal como aparece en el expediente no lo encuentra.
- Algunos estados son escaneados. Si la dependencia sube una imagen en vez de un PDF de texto, no hay nada que buscar: solo mirarlo página por página.
El nombre de la sociedad no es el mismo en los dos sitios
El estado no trae el NIT. Trae la razón social, y con el régimen pegado. La misma sociedad que en su expediente figura como MERQUEO S.A.S. aparece en el estado como MERQUEO S A S EN LIQUIDACION JUDICIAL. Buscar el nombre exacto no encuentra nada.
Y hay que mirarlo todos los días
El estado de un día es el de ese día. No hay un histórico consolidado que se pueda repasar el lunes con calma: si nadie miró el estado del viernes, la notificación del viernes ya empezó a correr y el término lleva tres días avanzando.
Es exactamente el problema que Centinela resuelve: lee los estados de las dependencias todos los días hábiles, coteja los nombres contra las sociedades que usted vigila y avisa el mismo día — con el auto, la dependencia y la fecha, para que el término se pueda contar desde donde de verdad empieza.